Evenement organiseren

Voor sommige activiteiten is het voldoende om een melding van een klein evenement te doen. De geplande activiteiten moeten dan wel voldoen aan enkele voorwaarden. Zoals: de activiteit heeft geen commercieel doel en er worden geen doorgaande wegen en/of wijkstraten afgesloten.

Deze en alle andere voorwaarden loopt u door bij het invullen van het meldingsformulier. Mocht u niet aan een van de voorwaarden voldoen dan geeft het meldingsformulier dit direct aan.

Dan kunt u het evenement aanmelden door het invullen van het meldingsformulier voor een klein evenement.

• Bij het formulier moet u een duidelijke siuatietekening (wat komt waar?) toevoegen. Voor de situatietekening kunt u gebruik maken van bijvoorbeeld Google maps.
• Uiterlijk 10 werkdagen vóór het klein evenement moet het formulier bij ons binnen zijn;
• Het melden van een klein evenement is gratis; 
• De gemeente kan besluiten dat het doen van een melding niet voldoende is. Dan moet u alsnog een vergunning aanvragen.

Voldoet u niet aan alle voorwaarden in het meldingsformulier? Dan bent u verplicht een vergunning aan te vragen. Het evenement mag niet worden gehouden voordat er een evenementenvergunning is verleend (artikel 2:25, lid 1 APV).

Bij evenementenvergunning aanvragen leest u hoe u dit het beste kunt doen.

Laag risico-evenement met een beperkte impact op de directe woonomgeving en het verkeer. Voorbeelden zijn rommel- en snuffelmarkten, braderieën, kleine straatconcerten of dansoptredens.

• Uw aanvraag moet minimaal 8 weken vóór het evenement bij ons binnen zijn.
• Naast de vergunningaanvraag en de minimale aanvullende informatie, levert u in:
  • volgt u een route zoals bijvoorbeeld bij een defilé? Lever dan de route in.
• In de folder veiligheid bij kleine evenementen van de VRU (pdf, 363 KB) staat informatie die gebruikt kan worden bij het voorbereiden en organiseren van dit type evenement.

Gemiddeld risico-evenement met een grote impact op de omgeving of gevolgen voor het verkeer. Voorbeelden zijn muziekfeesten, dorpsfeesten, carnavalsoptochten, obstacle runs, festivals of introductiekampen.

• Uw aanvraag moet minimaal 12 weken vóór het evenement bij ons binnen zijn.
• Naast de vergunningaanvraag en de minimale aanvullende informatie, levert u in:
  • Veiligheids- en calamiteitenplan: in dit plan beschrijft u de mogelijke scenario’s die tijdens uw evenement kunnen ontstaan en welke maatregelen u dan onderneemt. Ook is een beschrijving van uw organisatie met contactpersonen onderdeel van dit plan. Gebruik het voorbeeld veiligheidsplan (pdf, 497 KB) voor het maken van uw eigen plan. Onderdelen uit het voorbeeld die op uw evenement van toepassing zijn kunt u gebruiken en aanpassen. Als er onderdelen ontbreken, dan voegt u die toe;
  • Indien van toepassing: draaiboek, programma en/of line-up;
  • Wanneer uw evenement invloed heeft op de lokale wegennet: een mobiliteitsplan (met bebordingsplan);
  • Als er op het evenemententerrein wordt gekampeerd: een volledig ingevulde en ondertekende kampeerontheffing (pdf, 102 KB). In dit geval moet u een duidelijke indelingstekening van het kampeerterrein meeleveren.
• Organiseert u een carnavalsoptocht of een optocht met grote praalwagens? In de folder veiligheid bij optochten van de VRU en politie (pdf, 2 MB) staat informatie die gebruikt kan worden bij het voorbereiden en organiseren van dit type evenement.
• Het kan voorkomen dat u gevraagd wordt om meer informatie aan te leveren of uw plannen aan te passen. Bekijk hier de aandachtspunten.

Hoog risico-evenement met een grote impact op de omgeving of dat er sprake is van regionale gevolgen voor het verkeer. Voorbeelden zijn de Varsity, grotere muziekfeesten, langdurige evenementen met hoge bezoekersaantallen.

• Uw aanvraag moet minimaal 16 weken vóór het evenement bij ons binnen zijn.
• Naast de vergunningaanvraag en de minimale aanvullende informatie, levert u in:
  • Veiligheids- en calamiteitenplan: in dit plan beschrijft u de mogelijke scenario’s die tijdens uw evenement kunnen ontstaan en welke maatregelen u dan onderneemt. Ook is een beschrijving van uw organisatie met contactpersonen onderdeel van dit plan. Gebruik het voorbeeld veiligheidsplan (pdf, 497 KB) voor het maken van uw eigen plan. Onderdelen uit het voorbeeld die op uw evenement van toepassing zijn kunt u gebruiken en aanpassen. Als er onderdelen ontbreken, dan voegt u die toe;
  • Indien van toepassing: draaiboek, programma en/of line-up;
  • Wanneer uw evenement invloed heeft op de lokale wegennet: een mobiliteitsplan (met bebordingsplan);
  • Als er op het evenemententerrein wordt gekampeerd: een volledig ingevulde en ondertekende kampeerontheffing (pdf, 102 KB). In dit geval moet u een duidelijke indelingstekening van het kampeerterrein meeleveren.
• Het kan voorkomen dat u gevraagd wordt om meer informatie aan te leveren of uw plannen aan te passen. Bekijk hier de aandachtspunten.

• Indelingstekening van het evenemententerrein (schaal 1:1000 met noordpijl). Duidelijk moet zijn aangegeven waar de nooduitgangen en de brandblusvoorzieningen zijn. Als er eten op gas en/of elektra of in een bakwagen wordt klaargemaakt, moet hiervan de plek duidelijk aangegeven zijn. Ook moet een legenda zijn opgenomen;
• Plaatst u een tent waar meer dan 50 personen tegelijkertijd in gaan? Dan heeft u een  indelingstekening van de tent nodig met daarop duidelijk aangegeven waar de nooduitgangen en de brandblusvoorzieningen zijn. Als er eten op gas en/of elektra wordt klaargemaakt, moet hiervan de plek duidelijk aangegeven zijn. Ook moet een legenda zijn opgenomen;
• Schriftelijke toestemming van de (grond-)eigenaar als het evenement niet plaats vind op een terrein van de gemeente;
• Technische gegevens van de bouwwerken zoals een tent, podium of springkussen. Deze informatie kunt u opvragen bij de leverancier;
• Als u alcohol wil gaan verkopen: een compleet ingevulde en ondertekende alcoholontheffing (Model C art. 35 Alcoholwet) (pdf, 70 KB);
• Als u een loterij tijdens uw evenement wil houden: een compleet ingevulde en ondertekende aanvraag voor een loterijvergunning (pdf, 165 KB);
• Controleer of er voor uw evenement een omgevingsvergunning nodig is;
• Controleer of er voor uw evenement een natuurtoets nodig is;
• Controleer of u water, stroom of rioolaansluiting nodig heeft;
• Controleer of u dranghekken en/of kliko’s nodig heeft;

Per categorie kunt u lezen wat de indieningstermijn is voor uw type aanvraag en wat er verder nog aan extra informatie nodig is voor uw evenement.

Bij evenementen kan er veel afval ontstaan. Het is mogelijk om kliko’s te huren van de gemeente Houten. Wilt u uw evenemententerrein afschermen? Dan kunt u ook dranghekken huren van de gemeente Houten. De kliko's en dranghekken worden op de door u aangeven datum en gewenste plek bezorgd. Het tijdstip kan niet worden afgesproken. De kosten staan aangegeven in het formulier.

Dranghekken en kliko’s vraagt u aan via het aanvraagformulier:

• Aanvraagformulier niet commercieel (pdf, 18 KB)
• Aanvraagformulier commercieel (pdf, 18 KB)

Vanaf 1 juli 2023 gelden nieuwe regels voor het gebruik van wegwerpbekers en -bakjes bij evenementen. U mag bezoekers van uw evenement geen gratis wegwerpbekers en –bakjes waar plastic in zit meegeven. Het gebruik van glas- en blikwerk bij een evenement blijft nog altijd verboden. Op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat leest u wat deze nieuwe regelgeving voor uw evenement betekent en welke alternatieven u kunt inzetten.

Op de hygiënerichtlijn voor evenementen vindt u instructies, voorbeelden van schoonmaakschema’s en een normenlijst. Voor het maken van een checklist of rapport kunt u gebruik maken van de normenlijst.

Beveiliging op een evenement kan worden ingezet voor verschillende doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan sfeerbeheer, ticketcontrole, bewaking en zelfs ingrijpen. Bij evenementen met een verhoogde aandacht voor risico’s is het raadzaam om gecertificeerde beveiligers in te zetten. De richtlijn voor het aantal beveiligers is 1 beveiliger op 250 bezoekers. Het type publiek en de locatie kunnen mede bepalend zijn voor het inzetten van meer of minder beveiligers.

Het Trimbos-instituut heeft voor gemeenten een leidraad voor het gebruik van alcohol, drugs en tabak op evenementen opgesteld. In deze folder kunt u lezen waar u op moet letten. Ook staan er tips in voor maatregelen die u kunt nemen om overmatig gebruik op uw evenement zoveel mogelijk te voorkomen.

Past het evenement binnen het normale gebruik van het gebouw? Dan is er waarschijnlijk geen advies van de brandweer nodig. Past het evenement niet binnen het normale gebruik van het gebouw? Dan moet u een tijdelijke gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket online.

Het is belangrijk om op de tekening van het evenemententerrein duidelijk aan te geven waar de grens is. Het terrein kan tijdens het evenement worden afgesloten (bijvoorbeeld door hekken), maar kan ook vrij toegankelijk zijn. Geef duidelijk aan waar de grens van het evenemententerrein is, zodat daar later geen misverstanden over ontstaan. Bijvoorbeeld als er zich een incident voordoet op of juist buiten het evenemententerrein.

Een evenement kan in strijd zijn met het bestemmingsplan dat van toepassing is op de locatie. Dan is naast een evenementenvergunning ook een tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan nodig (omgevingsvergunning). Zonder omgevingsvergunning kan er geen evenementenvergunning worden verleend. De behandeltermijn van een omgevingsvergunning is minstens 8 weken en een aanvraag kunt u indienen via www.omgevingsloket.nl. Wilt u weten of u een omgevingsvergunning nodig heeft? Mail uw vraag naar omgevingsloket@houten.nl.

Het is belangrijk om na te denken over maatregelen bij extreem weer. Extreem weer kan aanleiding zijn om uw evenement niet door te laten gaan en wat doet u dan? 

Bij extreme hitte vragen evenementen die in de natuur plaatsvinden extra aandacht. Controleer op de website van natuurbrandrisico of uw evenement in een natuurbrandrisicogebied ligt en waar u rekening mee moet houden.

Bij buitenevenementen mogen aanwezige beschermde dieren en planten geen schade ondervinden. Zijn er beschermde dier- en plantensoorten in het gebied waar u een buitenevenement wilt organiseren? Dan krijgt u te maken met de Wet natuurbescherming en kan het zelfs voorkomen dat het evenement niet wordt toegestaan op de gewenste locatie. Informeer bij de Provincie Utrecht of de beoogde locatie geschikt is voor uw evenement. 

De gemeente Houten vindt het geen goed idee om dieren te gebruiken voor plezier tijdens evenementen. We willen dat inwoners en organisaties goed nadenken of ze evenementen met dieren willen organiseren. Rekening houdend met het welzijn van de dieren. Als er toch een evenement met dieren komt, willen we graag weten welke dieren er zijn en hoe u er voor zorgt dat de dieren goed behandeld worden.

Voor sommige evenementen is het verplicht verkeersregelaars in te schakelen. De organisator van het evenement is aansprakelijk voor de verkeersregelaars die tijdens het evenement werken. De organisator van een evenement moet bij de aanvraag van een evenementenvergunning een postenplan inleveren. De verkeersregelaars moeten in bezit zijn van een E-instructie (via SVNL). Vlak voor het evenement levert u bij de gemeente een groslijst aan van de e-instructies of een kopie van het certificaat van de beroepsverkeersregelaars die ingezet worden. De gemeente geeft voor de inzet van de verkeersregelaars bij het evenement een aanstelling af. Meer informatie leest u op de website van Stichting Verkeersregelaars Nederland.